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- Antes de llamar piensa que no debes trasladar tu humor al cliente: Tu mal día o un buen día no son importantes para él. Tienes un objetivo y no debes enrarecerlo con tus sentimientos.
- Pon la suficiente energía en la voz: Si estás sentado tu diafragma se comprime. ¡Levántate! Respirarás con más libertad y tus propuestas tendrán mayor énfasis.
- Sonríe al hablar: Te aseguramos que aunque la otra persona no te vea, puede sentir que irradias energía positiva. Mírate si puedes en el espejo y comprueba que tu rostro transmite buenas sensaciones de felicidad y bienestar.
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Controla la calidad de tu voz: Si el cliente te pide que le repitas algo debes entender que tu voz no es suficientemente grave o existe algún tipo de ruido en la línea que hay que eliminar de inmediato.
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Prepara siempre la llamada: Antes de contactar planea lo que vas a decir, si es posible por escrito. Esto reducirá la posibilidad de que la conversación se desvíe o de que olvides introducir en ella elementos importantes.
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Llama a la hora adecuada y se breve: Si la voz del interlocutor te parece nerviosa o apresurada, pídele una hora en la que pueda atenderte con algo más de tranquilidad. La gente no tiene tiempo para conversaciones largas afina mucho y sintetiza el mensaje
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Ten a mano todo el material que necesitas: Bolígrafo y papel, calendario de citas y cualquier información de contactos anteriores con el cliente.
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No realices otras tareas cuando estás al teléfono: La persona que está al otro lado puede oír cómo tecleas en tu ordenador. Por supuesto nada de chicles o beber durante la llamada.
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Toma notas: Escribe los puntos importantes tratados. Demostrarás eficacia, máxima atención a lo expresado por tu cliente y no realizarás llamadas de contenido repetitivo.
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Haz que el cliente se sienta valorado: Si te llaman contesta de inmediato y expresa algo como “gracias por llamar”. Trata de crear la sensación en el cliente de que es el protagonista de tu atención. Pon un poco de energía y calor en la llamada.
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Presta a cada llamada una atención completa: Nada de aceptar otra llamada diciendo “espere un poco”. Es un grave error. El cliente siente que es un actor secundario y pierde la atención sobre el mensaje.
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El cierre de la conversación es tan importante como su comienzo: Termina la llamada resumiendo los temas tratados y cerciórate de que la otra persona ha entendido el mensaje, la propuesta o la oferta. Da las gracias por su tiempo y espera siempre a que haya colgado para hacerlo tú en segundo lugar.