1. Mantén la calma
Cuando una persona no está en calma en sus interacciones con los demás, puede hacer que sea casi imposible atravesar satisfactoriamente una situación con un cliente enojado. Cuando la ira se junta con la ira, el desdeño o el sarcasmo, conseguimos un mal resultado.
Cualquiera de los comportamientos mencionados anteriormente se considera una falta de profesionalismo. Así que incluso de cara a los clientes difíciles lo más importante es mantener la calma. Una cosa que debemos recordar es que tener la cabeza tranquila nos hace más aptas/os para encontrar soluciones y alternativas a los reclamos de los clientes.
2. Aprende a escuchar
Tener buenas habilidades de escucha hace que los clientes se sienten más comprendidos. Una gran manera de reducir los conflictos con el cliente es permitir que este exprese sus preocupaciones.
Esto puede muy bien ser todo lo que se necesita para ayudar a mantener la calma a través de la interacción. Permitir a los clientes “ventilar” su enojo es uno de los mecanismos utilizados para calmar a un cliente furioso.
Los clientes enojados son a menudo como géiseres, primero levantan presión, luego estallan, y después se quedan tranquilos hasta el próximo incidente. Ganarás mucho más margen de maniobra si mantienes tus oídos atentos que la boca repleta de disculpas.
3. Aprende a disculparte
Una disculpa puede recorrer un largo camino. Por eso es importante que cuando pasa algo no deseado con un cliente estés dispuesta a pedir disculpas. Muchas veces, los clientes buscan recibir tus disculpas, incluso cuando no corresponde. Sin embargo, disculparse es siempre importante cuando se trata de apaciguar a un cliente molesto.
Es importante recordar que a menudo la disculpa se relaciona más con la sensación que tiene el cliente que con realmente haber sido maltratado. Así que siempre hay que estar abiertas/os y dispuestas/os a ofrecer una disculpa de algún tipo a los clientes enojados y heridos.
4. Muestra empatía
Muestra solidaridad con los clientes ya que nunca sabes por lo que están pasando en ese momento. Algunas personas sufren por una experiencia en su vida, una enfermedad o por la pérdida de un ser querido. Tal vez un cliente acaba de recibir una mala noticia sobre su salud, o la de un familiar o simplemente se encuentra dolorido/a.
Si bien a ti te puede estar pasando lo mismo, una de las cosas más importantes a tener en cuenta es que cobras por los servicios que ofreces. Y, más importante, buscas clientes para los servicios que brindas. En última instancia, sin clientes no hay negocio y sin negocio no hay necesidad de tus servicios.
5. No tomes las cosas de forma personal
Al tratar de interiorizarte sobre lo que causa la insatisfacción de un cliente, a menudo puedes llegar a sentir como si estuvieras siendo atacado personalmente. Es de vital importancia que recuerdes que eres la cara y la voz de la empresa y los clientes te ven como si tomaras todas las decisiones que resuelvan sus preocupaciones. Siempre ten en cuenta que simplemente no sabes por lo que el cliente está pasando, así que utiliza la compasión y simpatía al tratar con clientes enojados.
6. Proporciona alternativas
Mantén siempre en mente la satisfacción del cliente. Si bien los clientes no estarán satisfechos con todas las alternativas que les presentes, siempre es importante proporcionar al menos una.
A veces parece casi imposible ofrecer una alternativa pues no hay ninguna a la vista. En tales situaciones, ofrece una alternativa al afirmar “Estaríamos muy contentos de ayudarlo cuando usted …” llena los espacios en blanco. Esto no es una ciencia exacta, pero siempre hay opciones para ofrecer a los clientes.
Trabaja duro para resolver sus inquietudes, ya que muchas veces simplemente con hacer el esfuerzo es más que suficiente para ganar la aceptación y aprecio de los clientes. En resumen, preocúpate y ocúpate de los problemas con tu cliente.
7. Valora su tiempo
Parte del respecto mutuo consiste en valorar el tiempo del cliente. Si tu tiempo te parece tan valioso ¿Por que no lo sería el del cliente?. No lo dejes esperando en el teléfono o le des vuelta para ofrecerle una solución.
8. Abre nuevas vías de comunicación
Además del teléfono no puede ser que la única forma que tenga el cliente de presentar una queja sea ir personalmente a la empresa y ponerse a llenar formularios.
Hoy existe el correo electrónico, la mensajería instantánea y sí, ya has adivinado: los medios sociales, entre ellos Twitter es una excelente herramienta para gestionar el servicio de atención al cliente (pero no abras canales que luego no atiendas).
9. Evalúa al cliente
Además del calmar al cliente manteniendo la compostura, lo que debemos evaluar es si ese cliente es un buen cliente para nuestro negocio. Pues si se trata de un cliente que nada le viene bien, que siempre se queja (sin motivo), que te consume recursos que podrías dedicar a otros clientes, lo más sensato es dejarlo ir en buenas relaciones.
10. Haz el seguimiento
Una vez que resolviste el problema, espera unos días y contacta con el cliente. ¿Se resolvió el problema? ¿Está satisfecho con la solución? ¿Qué más podrías hacer por el/ella?